VNPT-DocHub - Hệ thống quản lý chứng từ điện tử

Tổng quan hệ thống
✓ VNPT DocHub là giải pháp quản lý việc gửi, nhận, ký số chứng từ điện tử tại Doanh nghiệp, đảm bảo các yêu cầu về pháp lý, An toàn bảo mật
✓ Quản lý chữ ký số (CKS) của cá nhân, tổ chức
✓ Tối ưu hóa, tiết kiệm chi phí, thời gian cho quy trình khởi tạo, gửi, nhận, chỉnh sửa, thống nhất nội dung chứng từ, hợp đồng
✓ Nâng cao tính an toàn, bảo mật cho hệ thống thông tin của tổ chức, doanh nghiệp
Lợi ích
✓ Đơn giản với người sử dụng, dễ dàng kiểm soát các phiên bản thay đổi trong nội dung chứng
từ, hợp đồng
✓ Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, chuyển phát
✓ Rút ngắn thời gian ký chứng từ, giao dịch
✓ Người dùng có thể kiểm tra, ký mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (máy tính, smartphone)
Tính pháp lý
✓ Luật mẫu về Thương mại điện tử UNCITRAL năm 1996;
✓ Bộ luật Dân sự 2015;
✓ Luật Thương mại 2005;
✓ Luật Giao dịch điện tử 2005;
✓ Nghị định số 52/2013/NĐ-CP Về Thương mại điện tử.

Mô hình hoạt động

Các thành phần:
• Hệ thống ERP, Other system: Là hệ thống tạo chứng từ của đơn vị
• Hệ thống VNPT DocHub: Là hệ thống Quản lý chứng từ điện tử
• Hệ thống VNPT-KySo: Là hệ thống lưu trữ chữ ký số và thực hiện ký số điện tử lên chứng từ.
• Khách hàng: Là đối tác nhận chứng từ và xác nhận chứng từ với đơn vị
• Người dùng: Là nhân viên, lãnh đạo của đơn vị thực hiện chứng từ
Mô tả nghiệp vụ
Bước 1: Chuyên viên tạo chứng từ trực tiếp trên hệ thống WebApp hoặc qua hệ thống phần
mềm tạo chứng từ của đơn vị bằng hình thức tích hợp APIs.
Bước 2: Chuyên viên thực hiện gắn quy trình xử lý cho chứng từ
Bước 3: Hệ thống gửi email/SMS đến người xử lý có trong quy trình. Quy trình có thể thiết lập người dùng xử lý tuần tự hoặc xử lý đồng thời.
Bước 4: Người dùng trong quy trình đăng nhập hệ thống và thực hiện thao tác chứng từ với quyền được gắn trong quy trình. Sẽ có 3 mức quyền được phân cho người dùng trên mỗi chứng từ: Duyệt chứng từ, Ký chứng từ, Nhận bảng sao của chứng từ. 
Với thao tác Ký chứng sẽ có 3 lựa chọn tùy thuộc đơn vị lựa chọn
- Ký số bằng hình thức HSM: Hệ thống sẽ tích hợp với hệ thống VNPT-Ký số để ký chứng từ tự động
- Ký số bằng USB Token: Người dùng gắn thiết bị Token vào máy và thực hiện ký số chứng từ.
- Vẽ hình chữ ký cá nhân và xác thực bằng mã xác thực được gửi SMS qua điện thoại. Hình thức này thường áp dụng cho người dùng là khách hàng cá nhân.
Bước 5: Kết thúc quy trình xử lý. Sau khi toàn bộ người dùng trong quy trình thao tác xong hệ thống sẽ gửi email thông báo cho từng người dùng. 

Chức năng nghiệp vụ
✓ Tạo chứng từ trực tiếp từ WebApp
✓ Tạo chứng từ qua hình thức upload files.
✓ Gắn quy trình xử lý cho chứng từ, thêm tài khoản người dùng vào quy trình xử lý chứng từ.
✓ Gửi email/sms cho người dùng trong quy trình xử lý chứng từ
✓ Ký số điện tử cho chứng từ qua 2 hình thức: Token, HSM.
✓ Chia sẻ thông tin chứng từ qua email
✓ Xuất file thông tin chi tiết lịch sử các thao tác tác động trên chứng từ
✓ Tải/In file chứng từ đã ký số từ hệ thống
✓ Thống kê, báo cáo

Vui lòng liên hệ Mr Long - 0913881883 để biết thêm chi tiết